本篇将深入探讨采购管理过程中的关键环节，包括采购进货流程和采购退货流程两大部分。我们将详细解析采购进货流程，涉及采购单的创建、供应商及仓库的发与收过程等内容。在此过程中，我们会重点关注采购单的来源，如手动创建、系统创建、价格调整单等，以及供应商及仓库的数据交互方式。同时，还将分析采购进货流程在财务应付结算中的应用。

接着，我们将进入采购退货流程的讨论，涵盖采购退货商品确认、退货发起方、退货价格确认以及退货单流转等环节。在退货单流转过程中，我们将对比采购进货单据的异同，并着重介绍采购退货单的商品成本核算方法。尽管篇幅有限，但我们仍希望通过对这些环节的梳理，帮助读者全面了解采购管理的内涵和外延。

请注意，本文仅为初步探讨，实际情况可能更为复杂。我们将在后续的文章中，结合具体案例和实际应用场景，为您提供更多详细的采购管理经验和技巧。敬请期待！从供应商的管理到合同的管理，再到商品系统的模块的介绍、商品价格与税率维护策略，不知不觉已经完成了几篇文章，前期的准备工作完成后，接下来就应该进入到采购管理模块了。

几天来一直在构思如何写，写的内容让大家看过觉得真的是那么回事，而不是常规的叙述。

一、采购管理过程

流程主要包括正向的采购进货和逆向的采购退货两个主要环节。熟悉进销存系统的读者可能对此感到疑惑。在这里，我将根据正向和逆向两个方向详细阐述采购管理过程中的各个环节及个人的一些想法。

请注意，我不会使用Visio绘制具体的流程图，因为涉及到的模块较多，将所有相关子流程和模块在一个图表中展示过于复杂，且阅读时可能会让人感到混乱。因此，我会尽量简化表达方式，避免不必要的冗长描述。让我们开始正题吧。

二、采购进货流程

1. 采购单

创建采购单的步骤很简单：只需开发一个单据录入界面，输入相关信息并点击保存即可，如图所示。

（1）流程说明

我们需要确定以下几个方面的

A. 选择供应商：系统会自动显示相关的供应商信息（这部分内容已在供应商管理中介绍过）。

B. 采购单类型：需要确定采购单的具体类型，例如正常采购单、赠品采购单、补货采购单以及价格调整单等。

正常采购单：常规采购订单，大多数订单都属于这一类别。

这种类型的，在这里补充说明一下，在供应链中一般都把采购单简称为PO单，即Purchase Order的简称。

赠品采购单：这部分商品是供应商赠送给我们的，一般进价是0.01（税务上似乎不允许0元采购）；如果在商品库存中设有赠品库存，则赠品采购单就入到这里。我个人觉得，单据的区分可以在库存上进行，但这并没有什么卵用。如果在商品库存中多一个字段来区分，在商品成本计算时或出入库时以及商品库存服务中都会增加复杂度。

补货采购单：为了补货而创建的采购单，手动可以创建采购补货单，系统也可以根据自动补货逻辑创建。

价格调整单：这个是为了调整采购成本而生成的，一般是根据价格调整单生成的空进空出采购单。

C 选择采购单对应的合同和到货仓库

一个采购单只能对应一个仓库和一个合同；对于合同部分，说明一下，由于供应商在一个时间范围内只有一个生效的合同，如果供应商有多种合作模式，可以通过供应商子账号方式实现。

因此，在此处，可以不需要选择合同，在财务结算时由FMS财务管理系统部分后续处理。

D 商品录入：主要是确定采购进价，这里默认的是基准进价，采购价不能高于基准进价。如果有促销进价，则系统会优先选择（对于价格部分可以参照价税管理部分）。

1. 格式：确保文本格式统一，例如标题用粗体，段落用正常字体等。

2. 排版：检查行间距、段落间距是否合适，调整以保证阅读舒适度。

3. 语句通顺度：检查句子结构是否合理，是否有语病，如重复、不清晰的表达等。

4. 语法：检查拼写、标点符号等基本语法错误。

5. 词汇使用：确保使用正确的词语和短语，避免生僻词或不恰当的搭配。

6. 语义连贯性：确保文本内容连贯，无明显跳跃或不一致之处。

7. 逻辑性：梳理文本内容，确保各部分之间逻辑关系清晰，信息传递准确。

（1）采购进货数量的录入方式

采购进货数量可以手动录入，默认为零。如果按箱进货，可以录入箱数，系统会根据箱规自动转换成相应的数量。

（2）采购单的来源及类型

若要实现自动化采购，我们需要首先明确采购单的来源。在此，我将列举几种可能的来源：

A. 系统自动生成的补货单：随着系统运行时间的推移，数据积累成为可能。此时，我们可以考虑实施自动补货策略。为了制定合适的补货计划，我们需要考虑日均销售数量（通常为四周的平均值）、安全库存、在途库存、采购送货时间以及供应商生产周期等因素。据此，我们可以利用以下公式来计算建议的补货数量，该方法属于较为常见的移动平均法，也是相对简单的：

建议补货数量 = (总销量 / 28) * 目标周转天数 - 可售库存 - 在途库存 - 调拨在途 - 已审核但尚未发货的采购数量

B. 以销定采：这种场景通常适用于预售或预订商品。用户在支付款项后，系统会根据有效的销售订单将商品汇总并生成采购订单。随后，供应商将商品发送至仓库，并根据用户的下单时间顺序发货（具体的发货规则可以根据实际情况进行设计）。在这种场景下，采购单的采购价格完全取决于基准进价、促销进价或双方协商确定的采购价格。此外，我们还可以根据实际情况选择其他合适的定价方法。

通过以上分析，我们可以得出结论：实现自动化采购的关键在于明确采购单的来源及其相关参数，并在此基础上设计合适的采购策略。

采购价）），数量取决于有效订单中的商品数量。

C. 供应商直发：在此场景中，系统创建采购单的前提是合同的结算模式为“按采购额结算”（即经销模式）；同时，这些商品不需要入仓，直接发送给C端用户。

在这种场景下，根据订单生成的采购单与以销定采类似。采购价的确定通常在供应商发货时同步生成。

为何需要生成采购单？主要原因在于财务应付结算。对于代销，依赖的是销售订单。这部分可以根据发货时间系统获取成本价或结算价。

D. 价格调整单：采购的价格调整单用于纠正采购单上的单价错误或采购成本。这是一种红冲单据。

举例说明：

采购单P001采购商品A，原进价为10元人民币，采购100件并已入库至仓库。

采购方与供应商确认进价有误，实际进价为10元人民币，与市场价格存在较大差距。经过协商，可以将价格调整为9元人民币。

在这种情况下，可以创建一张价格调整单，即原价为10元人民币的商品A调整为9元人民币。价格调整单审批通过后，将生成两份单据（一出一入）。具体操作如下：以10元人民币进行出库操作，然后以9元人民币进行入库操作。此时，成本价为9元人民币。

在财务应付结算时，由于已经红冲了10元人民币的那张单据，实际上按照9元人民币进行结算。

E. 商家到仓：由于需要入仓，因此需要相应的入仓凭证。因此，需要创建一种特殊类型的采购单据。

在购物清单中，采购价格可以根据约定的方式进行确认。

由于这种清单较为特殊，因此需要单独列出。它既可以由人工创建，也可以由系统自动生成；本文将不做过多讨论。

在解决以上相关问题后，我们成功创建了一份采购清单。这份清单首先需要在内部进行审批，主要是对采购单价和采购数量的审核。对于系统生成的“价格调整单、直发、以销定采”等内部审核流程可以省略。

接下来，让我们聊聊下一环节，即供应商和仓库的收发流程。

2. 供应商和仓库

确定与供应商的数据交互方式有两种：

（1）线下邮件的方式：这是最原始且最简单的方式，我们已经创建了采购清单，可以将清单导出并通过电子邮件发送给供应商。缺点显而易见，所以我们选择第二种方式。

（2）供应商和管理商平台：这是一个与供应商和管理商进行数据交互的平台，使用者可以是供应商或管理商。该平台的主要功能应包括供应商和管理商资质信息的上传与审核、采购和退货单据的确认与发货操作、财务结算对账等。附上该平台的流程图，虽然画得并不严谨，但您可以勉强一看。流程中的各个节点用不同颜色的线条表示，同时包括了采购清单创建的部分。

流程节点说明：

（1）采购清单的创建和业务部门的内部审核已经完成（审核采购单价和采购数量）。

（2）系统会将已审核的单据推送到“供应商和管理商平台”。

"商家管理平台"中,供应商需审核采购数量和进价是否存在问题。如需要修改,将与采购方沟通并做出相应修改和审核。

当供应商商品数量不足时,将无法保证采购单的数量。此外,由于人工或市场等因素的变化,进价可能需要调整。

(3) 业务最终确认采购单信息并进行审核。审核通过后,单据状态将同步至"供应商&商家管理平台",变为"待发货"。同时,单据信息还需要下发至WMS系统,以便在采购单到货后进行仓库收货。

(4) 供应商根据采购单进行生产和发货。在此过程中,单据状态会同步至内部SCM系统。在发货前,供应商可根据预计送达时间向仓库预约到货。预约到货管理是供应链系统的一个子模块,它综合考虑了每个仓库的作业能力、空间和时间等因素,以确定是否能够接收货物,从而避免出现货物到达仓库时无人接收或无处存放的情况。

(5) 仓库收货时,需根据采购单和供应商的发货单进行到货确认。在仓库收货时,需要进行质检,并在确认入库后将入库信息回传给SCM系统并生成验收入库单。关于入库的问题,有两种处理方式:一种是所有采购单的入库都完成后再一起回传给SCM系统;另一种是分批次入库。这个问题涉及到下位的WMS系统与SCM之间的数据传输问题。因此,建议先完成一张采购单的收货,然后再执行关单操作。这样,采购单和验收入库单就可以同时生成。

收入库单是1：1的关系,如果不是1：1,则可能是1：N的关系。如果出现分批次入库的情况,将会影响统计查询和财务结算单的复杂度。

(6) 最终会产生库存,等待商品上架销售。在这个过程中,采购进货的整体过程就完成了。

三、采购退货流程

采购退货是指公司将卖不出去的、存在质量问题(收货后)、损坏(可退)的商品返回给供应商的流程。

1. 采购退货商品确认

我们需要确定哪些商品可以退还给供应商。一般来说,在签订合同或下达采购订单时就可以确定是否可退货。如果在收货过程中发现有问题的商品,我们可以拒绝接收并将其退回给供应商。

在收到商品后,如果发现商品存在质量问题(销售给C用户的商品退货入仓),就需要进行退货处理。如果销售出去的商品无法售出,也需要进行退货处理。

2. 退货发起方

由于我们公司的仓储系统一般采用第三方软件,并且有些仓储服务是由这些第三方提供商托管的,因此我们公司在仓库中只有部分人员。因此,是仓储部门发起退货,还是由采购业务部门发起退货,需要进行明确的区分。由于实物在仓库中,而采购业务人员可能无法直接看到商品,因此我们认为应该以实物为准。仓库部门可以确定哪些商品可以退货,然后通过商品的状态转换为残次品或调整库位(将正品库位调整到退货区)来进行退货处理。采购业务人员可以根据仓库同事的反馈,创建采购退货单(仓储也可以提供相应的支持)。

1. （可直接在SCM系统中录入退货单）

2. 退货价格确认

商品在仓库主要管理其数量，在创建采购退货单时，如何确定退货价格呢？

采购业务同事需与供应商商定可退货的商品价格。

- 按照采购基准价进行退货，系统将自动获取此价格。

- 按照最近一次采购价进行退货，系统也将自动获取此价格。

3. 退货单流转

（1）创建采购退货单（包括价格、数量）。

业务内部审核通过后，该单据将同步至 "供应商&商家管理平台"。

审核通过后，采购退货单将同步至 WMS 系统进行退货操作。

- WMS 将回传退货出库明细至 SCM 系统，上位系统将扣除库存。

系统将根据退货出库明细生成验收出库单。

虽然其单据的流转与采购进货单相似，但这里需要特别说明的是，对于采购退货单的商品成本核算。

如果我们采用的是 "移动加权成本价" 的方法进行成本计算，那么存在两种情况：

（1）采购退货单参与移动加权成本的核算。

移动加权价 = (库存数量 * 商品移动加权价 - 出库数量 * 采退出库单价) / (库存数量 - 出库数量)。

这种方式需要注意的是，最后商品库存金额可能会出现负数的情况。

（2）采购退货单不参与移动加权成本的核算。

在财务成本核算过程中，我们需要对其进行特殊处理，因为无论商品有多少次出入库，整个过程中都需要保证商品存货金额的平衡，即：期末金额 = 期初金额 + 入库金额 - 出库金额。

期初金额与期间变化的金额。

解释如下：为何需要特殊处理这种方法？

由于采购的退货价未参与移动加权成本核算，因此供应商结算时的进货金额减去出库金额小于库存金额。

关于这一点，无法在短时间内详细阐述。如感兴趣，欢迎留言提问。

四、总结

简要阐述采购相关环节。系统设计需依据业务场景，依赖供应商、合同、商品各模块，并提前设置许多属性和规则。供应链犹如链条，各部分相互连接，紧密相连。

简化采购流程可降低供应链成本，降低成本是盈利的重要保障。

知识有限，如有不足，请指正。我将持续改进，非常感谢您的阅读！